Wedstrijd en organisatiereglement
Algemeen
1. Door zich in te schrijven voor één van de onderdelen van de Kustloop Vrouwenpolder verklaart een deelnemer zich akkoord met dit wedstrijd- en organisatiereglement.
2. De Kustloop Vrouwenpolder bestaat uit de onderdelen ½ marathon hardlopen, wandeltocht en kidsrun.
3. De organisatie en wedstrijdleiding van de Kustloop Vrouwenpolder bestaan uit het bestuur van de Stichting Kustloop Vrouwenpolder en uit een aantal, door dit bestuur aangewezen andere personen.
4. De deelnemers gaan akkoord met het gebruik van hun beeltenis in druk, op foto, film, video en dergelijke voor promotionele doeleinden van de Kustloop Vrouwenpolder zonder daarvoor vergoeding te claimen.
5. De inschrijfprocedure, de hoogte van het inschrijfgeld en de administratie-, overschrijvings- en na-inschrijvingskosten worden door de organisatie vastgesteld en gecommuniceerd via www.kustloop.nl.
6. De organisatie en wedstrijdleiding is gerechtigd om zowel het wedstrijd- en organisatiereglement als het verloop van wedstrijd, wandeltocht en kidsrun ten allen tijde aan te passen.
7. De deelnemer dient in aanloop naar de Kustloop en op de dag zelf kennis te nemen van belangrijke berichten van de organisatie via www.kustloop.nl.
Inschrijving
8. Een voorinschrijving kan alleen worden afgerond na een succesvolle betaling van het inschrijvingsgeld .Na-inschrijving door middel van contante betaling of via een pintransactie kan tot uiterlijk 2 uur voor de start van de wandeltocht of hardloopwedstrijd
9. Buitenlandse deelnemers moeten ook verplicht online inschrijven.
10. De betaling is bepalend voor de definitieve inschrijving, vermelding op de startlijst en uitreiking van het startnummer.
11. De deelnemer dient zelf te controleren of de persoonlijke gegevens goed in het inschrijfsysteem, bij het startnummer en uiteindelijk in de uitslagen vermeld zijn. Correcties en wijzigingen dienen zo spoedig mogelijk via de wijzigingslink van de inschrijfmail of na 20 augustus via inschrijven@kustloop.nl te worden doorgegeven.
12. Alleen bij annulering via inschrijven@kustloop.nl vóór 25 augustus wordt het betaalde inschrijfgeld, minus € 5,00 administratiekosten gerestitueerd.
13. De organisatie stelt maximale deelnemersaantallen vast per onderdeel van de Kustloop.
14. De organisatie kan besluiten om op de wedstrijddag, via na-inschrijving bij het wedstrijdsecretariaat, extra startbewijzen aan te bieden.
15. Overname van het startnummer van een andere loper en/of het deelnemen aan een ander onderdeel (van hardlopen naar wandelen of omgekeerd) kan tot uiterlijk 25 augustus zelf gewijzigd worden via de wijzigingslink van de inschrijfmail. Daarna kan dit enkel nog op de wedstrijddag zelf bij het wedstrijdsecretariaat worden geregeld en wel tot uiterlijk 2 uur voor de start van de wandeltocht of hardloopwedstrijd. In het laatste geval wordt er 5 euro overschrijvingskosten gerekend.
16. Het deelnemen aan de Kustloop op het startnummer van een ander, zonder dat dit is doorgegeven aan de organisatie, is niet toegestaan en leidt tot diskwalificatie.
17. De minimale leeftijd om in te schrijven voor het wandelen is 13 jaar en de minimale leeftijd voor het inschrijven voor het hardlopen van de halve marathon is 16 jaar.
18. Voor de leeftijdscategorie en de leeftijdsberekening is de leeftijd op de wedstrijddag bepalend.
Wedstrijddag
19. Deelnemen aan de Kustloop Vrouwenpolder is voor eigen risico en verantwoordelijkheid van de deelnemer.
20. De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen.
21. De deelnemers dienen het door de organisatie en wedstrijdleiding aangegeven parcours te volgen.
22. De deelnemers moeten alle aanwijzingen van de organisatie, wedstrijdleiding, verkeersregelaars en hulpdiensten opvolgen.
23. De deelnemers moeten als deelnemer herkenbaar zijn door het startnummer zichtbaar op de borst te dragen.
24. Het volgen van de loop per fiets, scooter of anderszins is niet toegestaan.
25. Bij extreme weersomstandigheden of andere calamiteiten kan het evenement geheel of gedeeltelijk door de organisatie worden afgelast.
26. Bij (gedeeltelijke) afgelasting wordt niet naar een alternatieve datum uitgeweken. Ook is er geen recht op teruggave van het inschrijfgeld of vergoeding van andere kosten.
27. De leidende dame en heer in de halve marathon en de koplopers in de korte afstanden worden begeleid door een duidelijk herkenbare voorfietser.
28. De finish sluit om 16.00 uur.
Prijswinnaars
29. Prijswinnaars worden aansluitend aan de wedstrijd, door of namens de wedstrijdleiding gehuldigd. Op dat moment worden ook de prijzen en het bijbehorende prijzengeld aan de winnaars persoonlijk uitgereikt.
30. Er worden zes geldprijzen uitgereikt. Voor de eerste drie heren en eerste drie dames die de finish reglementair passeren hebben wij een geldprijs. De nummers één ontvangen € 75.00, de nummers twee ontvangen € 55.00 euro en de nummers 3 ontvangen € 40.00 euro.
31. Na de prijsuitreikingsceremonie vervallen de niet in ontvangst genomen prijzen en het bijbehorende prijzengeld terug aan de organisatie.
32. Er zijn 10 leeftijdscategoriën: Mannen, Mannen 35+, Mannen 45+, Mannen 55+ Mannen 65+. Dames, Dames 35+, Dames 45+, Dames 55+ en Dames65+. De leeftijd op de dag van het evenement is bepalend in welke leeftijdscategorie de indeling plaats vindt.
33. De reglementair gefinishte nummers één, twee en drie van iedere leeftijdscategorie ontvangen een medaille. Na de prijsuitreikingsceremonie vervallen de niet persoonlijk in ontvangst genomen medailles terug aan de organisatie.
Bescherming persoonsgegevens
34. De door de deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de organisator opgenomen in een bestand. De Deelnemer verleent door het aangaan van de overeenkomst, middels het inschrijven voor het evenement, toestemming aan de organisator tot gebruik van de persoonsgegevens voor het verzenden van informatie aan de deelnemer en voor het verstrekken van de persoonsgegevens aan derden ten behoeve van het verzenden van informatie aan de deelnemer. Het is de deelnemer te allen tijde toegestaan schriftelijk of per e-mail aan te geven bezwaar te hebben tegen het verzenden van informatie door de organisator of tegen het verstrekken van persoonsgegevens, waarna de organisator dat verzenden respectievelijk dat verstrekken zal stop zetten. De deelnemer verleent door het aangaan van de overeenkomst, middels het inschrijven voor het evenement, toestemming aan de organisator tot openbaarmaking van zijn naam en wedstrijdresultaten, bijvoorbeeld door middel van publicatie in dagbladen en via internet. De verwerking van persoonsgegevens voldoen aan de Europese privacywetgeving in deze de AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens, ingangsdatum 28 mei 2018).